¿Cómo organizar clientes y obras?

1. Una ficha por cliente, y solo una

La ficha de cliente es la fuente de verdad: datos fiscales, personas de contacto y todo el histórico. Nada de tener al mismo cliente en tres sitios con datos distintos. Si hoy los tienes repartidos, el primer paso es una migración y limpieza.

2. Las obras cuelgan del cliente

Cada obra o proyecto se asocia a su cliente. Desde la ficha del cliente ves todas sus obras, pasadas y en curso, con su estado. Un promotor con cinco obras las tiene todas en su ficha.

3. Todo lo de una obra, enlazado a la obra

El presupuesto, los gastos de proveedor, los partes, las certificaciones y las facturas de esa obra cuelgan de ella. Entras en la obra y está todo: no hay que reconstruir el expediente buscando en carpetas y correos.

4. El presupuesto es el hilo

El presupuesto aceptado se convierte en el presupuesto de referencia de la obra y en la primera factura. A partir de ahí, gastos y certificaciones se comparan con él. El dato del cliente y los importes no se vuelven a teclear.

5. Roles: cada uno ve lo suyo

Comercial ve su cartera; jefe de obra ve sus obras; administración ve la facturación y el cobro. Con permisos por rol, todos trabajan sobre la misma base sin versiones distintas.

Qué ganas

• El expediente de una obra se arma solo.
• Cuando alguien deja la empresa, la información de sus clientes y obras se queda.
• Ante una reclamación o una inspección, tienes el histórico completo en un sitio.
• Un empleado nuevo ve todo el contexto desde el primer día.

Ejemplo

Cliente «Promociones Sur»: ficha con NIF y dos contactos. Cuelgan tres obras. En la obra «Edificio Delicias» están el presupuesto de referencia (1,2 M€), 14 facturas de proveedor imputadas, 4 certificaciones y sus facturas, y un modificado aprobado. Cualquiera de administración puede responder «¿cuánto llevamos cobrado de Delicias?» sin llamar a nadie.