Cómo una constructora organiza clientes, presupuestos y obra con Aizora

Problema inicial

Una constructora pyme típica —entre 5 y 20 personas, varias obras simultáneas— llega a Aizora con un patrón muy repetido: los presupuestos se hacen en una plantilla de Word o Excel, sin desglose real por capítulos; los gastos de cada obra se apuntan en hojas sueltas o directamente no se apuntan hasta que llega la factura del proveedor; y el margen de una obra se descubre, en el mejor de los casos, cuando ya ha terminado.

Situación previa

Antes de Aizora, el ciclo de una obra pasa por tres o cuatro herramientas distintas que no se hablan entre sí: la agenda o el CRM comercial para el cliente, Word o Excel para el presupuesto, el programa de facturación para la factura (que hay que rehacer copiando el presupuesto a mano) y una hoja de cálculo aparte —cuando existe— para intentar seguir el gasto de la obra. El resultado habitual: el mismo cliente tecleado varias veces, presupuestos que no sirven para nada una vez aceptados, y ninguna forma fiable de saber, a mitad de obra, si va en coste.

Solución aplicada

• Se migran los clientes existentes (promotores, particulares) a una ficha única con su histórico.
• Los presupuestos pasan a hacerse por capítulos y partidas, con un banco de precios propio que se va llenando con las primeras semanas de uso.
• Cuando el cliente acepta un presupuesto, este se convierte en el presupuesto de referencia de la obra en el módulo Obras.
• Los gastos de proveedores y material se imputan a cada obra a medida que llegan, y el coste real se compara con el presupuesto en el panel.
• Las certificaciones de avance se emiten desde el propio presupuesto y generan su factura.

Resultados obtenidos

En este patrón de implantación, lo que las constructoras suelen notar primero es que dejan de rehacer el presupuesto como factura y de teclear al cliente varias veces. El cambio que más tarda en notarse —porque depende de que el equipo adquiera el hábito de imputar gastos— es tener, por primera vez, una cifra de coste real por obra antes de cerrarla, en vez de al final. No damos aquí porcentajes ni cifras de ahorro: varían mucho según el tamaño de la constructora, el número de obras simultáneas y la disciplina del equipo al imputar gastos. Quien quiera cifras concretas de su caso puede pedir una demo con sus propios datos.

Limitaciones

• Aizora no lleva la contabilidad completa ni las nóminas de la constructora: eso sigue con la gestoría.
• El control de subcontratas más detallado y la planificación de recursos no son funciones cerradas hoy; se valoran según demanda.
• El resultado depende de que el equipo impute los gastos con disciplina: si no se hace, el control de coste no existe, sea cual sea el software.
• Las automatizaciones entre módulos (recordatorios, avisos) están «en desarrollo».