Una obra genera papeles: el presupuesto, el contrato, las certificaciones, las facturas de proveedor, los albaranes de material, las actas. Si cada uno vive en una carpeta distinta, en el correo de alguien o en un móvil, cuando necesitas uno lo buscas media hora.
El problema no es el volumen, es la dispersión
El presupuesto está en la carpeta de presupuestos. La factura de proveedor, en la del gestor. El contrato, en un correo. Ninguno está vinculado a la obra ni al cliente. Cuando hay una reclamación o una inspección, reconstruir el expediente es un trabajo.
Qué centralizar y cómo
La clave es que cada documento cuelgue de la obra y del cliente, no de una carpeta suelta:
- El presupuesto vive en la ficha del cliente y de la obra. Cuando se acepta, se convierte en factura y en presupuesto de referencia. Así lo hace el software de presupuestos de Aizora.
- Las facturas emitidas y las certificaciones salen del propio sistema y quedan asociadas a la obra. Ver facturación.
- Los gastos de proveedor y los albaranes se imputan a la obra a la que pertenecen.
- El histórico de conversaciones queda en la ficha del cliente en el CRM.
Qué ganas
- El expediente de una obra se arma solo: entras en la obra y está todo.
- Cuando alguien deja la empresa, la documentación de sus obras se queda.
- Ante una reclamación, tienes el histórico completo en un sitio.
No necesitas un gestor documental aparte: necesitas que la gestión y los documentos sean el mismo sistema. Míralo en software de gestión para empresas o prueba Aizora 14 días gratis.