Cómo crear presupuestos con IA y ahorrar tiempo
Crear presupuestos forma parte del día a día de muchas empresas. Sin embargo, preparar cada uno manualmente puede convertirse en una tarea repetitiva que consume mucho tiempo.
Buscar los datos del cliente, introducir los conceptos, calcular cantidades, aplicar impuestos, revisar la información y generar el documento son pasos necesarios, pero no todos tienen por qué hacerse manualmente.
La inteligencia artificial aplicada a la gestión empresarial permite simplificar parte de este proceso y crear presupuestos de forma más rápida.
¿Por qué crear presupuestos puede llevar tanto tiempo?
Preparar un presupuesto parece sencillo cuando se hace de forma puntual.
El problema aparece cuando una empresa necesita preparar muchos presupuestos cada semana.
Un proceso habitual puede implicar:
- Recibir la información del cliente.
- Anotar las necesidades del trabajo.
- Buscar al cliente en el sistema.
- Introducir los productos o servicios.
- Añadir cantidades y precios.
- Aplicar el IVA correspondiente.
- Revisar los cálculos.
- Generar el documento.
- Enviarlo al cliente.
- Hacer seguimiento posteriormente.
Si todos estos pasos se realizan manualmente, el tiempo dedicado a tareas administrativas puede crecer rápidamente.
Además, cuanto más se copia y pega información entre diferentes herramientas, mayor es la posibilidad de cometer errores.
¿Cómo puede ayudar la inteligencia artificial?
La inteligencia artificial puede utilizarse para transformar información que normalmente recibimos de forma desestructurada en datos que posteriormente pueden utilizarse dentro de un sistema de gestión.
Por ejemplo, una empresa puede recibir información mediante:
- Una nota de voz.
- Un correo electrónico.
- Un mensaje escrito.
- Una conversación con un cliente.
- Un documento.
La IA puede analizar esa información y extraer los datos relevantes.
El objetivo no es que la inteligencia artificial decida por la empresa, sino que reduzca el trabajo manual necesario para preparar el presupuesto.
Crear un presupuesto a partir de una nota de voz
Una de las posibilidades más interesantes es utilizar la voz como punto de entrada.
Imaginemos una empresa de construcción que recibe una llamada de un cliente.
Después de hablar con él, el responsable podría grabar una nota de voz como esta:
"Preparar presupuesto para Construcciones García. Reforma de una vivienda de 120 metros cuadrados. Hay que incluir trabajos de albañilería, pintura y electricidad. Aplicar IVA del 21 por ciento."
Tradicionalmente, habría que introducir toda esa información manualmente en el programa de gestión.
Con un sistema preparado para trabajar con inteligencia artificial, la nota de voz puede convertirse en información estructurada para preparar el presupuesto.
Por ejemplo:
- Cliente: Construcciones García
- Tipo de trabajo: Reforma de vivienda
- Superficie: 120 m²
- Partidas: Albañilería, pintura y electricidad
- IVA: 21 %
A partir de ahí, el usuario puede revisar los datos, completar precios y cantidades y generar el presupuesto.
La IA se encarga de interpretar la información, mientras que la decisión final sigue estando en manos de la empresa.
¿Qué ventajas tiene utilizar IA para los presupuestos?
La aplicación de inteligencia artificial en este proceso puede aportar varias ventajas.
Ahorrar tiempo
Una de las principales ventajas es reducir el tiempo dedicado a introducir información manualmente.
Esto resulta especialmente interesante para empresas que preparan muchos presupuestos.
Reducir tareas repetitivas
Introducir continuamente los mismos datos en diferentes campos es una tarea que aporta poco valor.
Automatizar parte de este proceso permite dedicar más tiempo a clientes, obras y otras actividades importantes.
Trabajar desde información natural
No siempre recibimos la información de un cliente en un formato perfectamente estructurado.
Una persona puede explicar un trabajo mediante una llamada o una nota de voz.
La IA permite trabajar con esa información más natural y convertirla posteriormente en datos estructurados.
Reducir errores de introducción
Cada vez que una persona tiene que copiar información de un lugar a otro existe la posibilidad de cometer un error.
Automatizar la extracción de determinados datos puede ayudar a reducir estos problemas.
Eso sí, la información generada por IA siempre debería revisarse antes de enviar un presupuesto definitivo.
IA y CRM: una combinación más útil
Utilizar una herramienta de inteligencia artificial independiente puede solucionar una parte del problema, pero no necesariamente todo el proceso.
Por ejemplo, una IA puede interpretar una nota de voz, pero después todavía habría que copiar los datos a otro programa para crear el presupuesto.
Aquí es donde un CRM con inteligencia artificial puede aportar más valor.
Si el CRM ya contiene la información del cliente, los presupuestos y el resto de la gestión empresarial, la IA puede integrarse directamente dentro del flujo de trabajo.
El proceso podría ser:
Nota de voz → IA → Datos del presupuesto → Revisión → Presupuesto → Cliente
En lugar de utilizar varias herramientas independientes, todo el proceso puede centralizarse.
Un ejemplo para una empresa de construcción
Imaginemos una constructora que recibe constantemente solicitudes de presupuesto.
Un cliente solicita una reforma y explica mediante una llamada los trabajos que necesita.
El responsable graba una nota de voz con los detalles.
La inteligencia artificial puede identificar:
- El cliente.
- El tipo de obra.
- Los trabajos solicitados.
- Las cantidades mencionadas.
- Las condiciones indicadas.
- Los impuestos aplicables.
Después, el responsable revisa la información y completa los precios que sean necesarios.
El presupuesto queda preparado sin tener que empezar desde cero.
Este tipo de automatización puede resultar especialmente útil en empresas donde los responsables pasan gran parte del día fuera de la oficina.
¿La IA puede crear un presupuesto sin supervisión?
No debería ser ese el objetivo.
Un presupuesto es un documento comercial y económico que puede tener consecuencias importantes para una empresa.
La inteligencia artificial puede ayudar a interpretar la información y preparar un borrador, pero la empresa debe revisar los datos antes de enviarlo al cliente.
Por ejemplo, conviene comprobar:
- Cantidades.
- Precios.
- Impuestos.
- Datos del cliente.
- Descripción de los trabajos.
- Condiciones.
- Totales.
La IA debe utilizarse como una herramienta para acelerar el trabajo, no como sustituto de la revisión profesional.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de esta tecnología?
Aunque el ejemplo de las constructoras es especialmente interesante, la creación de presupuestos mediante IA puede aplicarse a muchos sectores.
Por ejemplo:
- Empresas de reformas.
- Instaladores.
- Empresas de mantenimiento.
- Electricistas.
- Fontaneros.
- Carpinterías.
- Empresas de servicios.
- Consultorías.
- Agencias.
- Profesionales autónomos.
En general, cualquier empresa que reciba solicitudes de presupuesto y necesite convertirlas posteriormente en documentos comerciales puede beneficiarse de este tipo de automatización.
Automatizar presupuestos no significa perder el control
Una preocupación habitual cuando se habla de inteligencia artificial es que el sistema pueda realizar cambios sin que el usuario sea consciente de ello.
Por eso, una buena implementación debería mantener al usuario dentro del proceso.
La IA puede encargarse de interpretar y preparar la información.
El usuario puede revisar, modificar y confirmar.
Después, el sistema puede generar el documento definitivo.
De esta forma se consigue un equilibrio entre automatización y control.
El futuro de la gestión empresarial
La inteligencia artificial está cambiando la forma en la que interactuamos con el software.
Durante muchos años hemos tenido que aprender cómo funciona cada programa y dónde encontrar cada función.
La tendencia empieza a ser diferente.
En lugar de adaptarnos completamente al software, podemos empezar a comunicarnos con él de una forma más natural.
Una nota de voz, una instrucción escrita o una petición sencilla pueden convertirse en acciones dentro de la plataforma.
Esto puede hacer que los programas de gestión sean más accesibles y, sobre todo, que requieran menos trabajo manual.
Aizora y la creación de presupuestos con IA
En Aizora estamos desarrollando una plataforma de gestión empresarial que combina CRM, presupuestos, facturación, automatización e inteligencia artificial.
Una de las ideas en las que estamos trabajando es precisamente facilitar la creación de presupuestos a partir de información proporcionada de forma natural, como una nota de voz.
El objetivo es reducir el tiempo que las empresas dedican a introducir información y permitir que puedan centrarse en gestionar su negocio.
La tecnología no debería añadir más trabajo.
Debería quitarlo.
Conclusión
Crear presupuestos puede convertirse en una tarea que consume una cantidad considerable de tiempo cuando se realiza completamente de forma manual.
La inteligencia artificial permite automatizar parte del proceso, interpretar información procedente de notas de voz o textos y convertirla en datos que pueden utilizarse para preparar un presupuesto.
Cuando esta tecnología se integra directamente dentro de un CRM, el proceso puede ser todavía más sencillo porque los clientes, presupuestos y demás información empresarial se encuentran conectados.
La clave no está en utilizar IA por utilizarla.
Está en identificar las tareas repetitivas que realmente consumen tiempo y utilizar la tecnología para hacerlas más rápidas y sencillas.